Amikor minden rajtad múlik a vállalkozásban - itt az ideje delegálni.

Van az a pont egy vállalkozás életében, amikor a tulajdonos még pontosan tudja, mi történik. Még nincs szükség a feladatok delegálására.

Ő beszél az ügyfelekkel, ő küldi ki az ajánlatokat, ő állítja ki a számlákat, ő figyeli a határidőket, ő tartja fejben a folyamatban lévő projekteket és ha valami elakad, általában hozzá fut be.

Egy ideig ez teljesen természetes. Sőt, egy induló vállalkozásnál sokszor nincs is más lehetőség.

Aztán a vállalkozás növekedni kezd

Több ügyfél érkezik. Több projekt fut párhuzamosan. Több információt kell kezelni, több határidőt kell követni, és egyre több olyan feladat jelenik meg, amely önmagában nem nehéz, együtt azonban már jelentős terhet jelent.

És ekkor válik igazán láthatóvá, hogy mennyire egy ember fejében és jelenlétében működik a vállalkozás.

A „majd én megcsinálom” ára

A legtöbb vállalkozó nem azért csinál mindent maga, mert feltétlenül szeretné. Egyszerűen így alakult.

Az elején gyorsabb volt megcsinálni, mint elmagyarázni. Nem volt még kinek átadni. Sok mindent csak ő ismert. Aztán ami ideiglenes megoldásnak indult, könnyen állandó működéssé válik.

A probléma nem feltétlenül az, hogy sok a feladat. Hanem az, hogy túl sok minden igényli ugyanannak az embernek a figyelmét. Ez pedig egy idő után korlátozza a vállalkozást.

Nem azért, mert a tulajdonos nem képes elvégezni ezeket a feladatokat, hanem azért, mert minden olyan idő, amit rutinszerű háttérfeladatokra fordít, olyan idő, amit nem tud az üzlet fejlesztésére, az ügyfelekre vagy a valóban fontos döntésekre fordítani. ilyenkor jön el az ideje, hogy elgondolkodjunk a delegálás fontosságán.

Nem minden feladat egyformán fontos

Egy ponton érdemes megállni, és végignézni a működést.

Mit kell valóban a tulajdonosnak csinálnia?

Melyek azok a feladatok, amelyekhez szükség van a szakmai tudására, a döntésére vagy a személyes jelenlétére?

És melyek azok, amelyeket egyszerűen azért végez ő, mert eddig mindig ő csinálta?

Ez fontos különbség.

Egy vállalkozásban rengeteg olyan feladat van, amelynek elvégzéséhez nincs szükség a tulajdonos minden egyes döntésére. Lehetnek ezek adminisztratív feladatok, ügyfélkommunikációhoz kapcsolódó teendők, számlázás, dokumentumkezelés, határidők követése, projektek koordinációja vagy különböző rendszerek kezelése.

A kérdés nem az, hogy ezek fontosak-e.

Hanem az, hogy kinek kell őket elvégeznie.

A delegálás önmagában még nem old meg mindent

Sokan ott akadnak el, hogy megpróbálnak feladatokat delegálni, de néhány hét után mégis minden visszakerül hozzájuk.

Ennek gyakran egyszerű oka van: a feladatot átadták, de a működést nem.

Ha valaki nem tudja, honnan kapja az információt, mi alapján kell dolgoznia, mikorra kell elkészülnie, és mikor kell jeleznie, ha valami eltér a megszokottól, akkor előbb-utóbb újra a tulajdonoshoz fordul.

Így pedig a vállalkozó továbbra is központi szereplő marad mindenben.

A valódi tehermentesítéshez nem pusztán feladatokat kell átadni. Azt is meg kell teremteni, hogy az adott feladat a megfelelő információval, felelősséggel és folyamattal együtt kerüljön át más kezébe.

Hanem annak végiggondolása, hogyan működik jelenleg a vállalkozás.

Az első lépés gyakran nem egy új ember felvétele

Sokkal érdemesebb elsőként megpróbálni a delegálást!

Hol vannak a visszatérő feladatok?

Hol akad el rendszeresen valami?

Milyen dolgokat kell újra és újra elmagyarázni?

Mi az, amit csak azért tartunk fejben, mert eddig nem volt szükség arra, hogy máshol is rögzítve legyen?

És melyek azok a feladatok, amelyek a tulajdonos idejét használják, miközben valójában nem igénylik a tulajdonos szakértelmét?

Ezekből nagyon gyorsan kirajzolódik, hogy hol van szükség változtatásra.

Nem az a célunk, hogy a tulajdonos eltűnjön a működésből - csak a delegálás

Egy jól működő vállalkozásban továbbra is szükség van a tulajdonosra.

Csak nem mindenhez.

A tulajdonos feladata egy idő után egyre inkább az, hogy az üzlet irányával, az ügyfelekkel, a fejlődéssel és a fontos döntésekkel foglalkozzon, ne pedig minden egyes háttérfolyamat következő lépésével.

Ez nem azt jelenti, hogy kevesebbet dolgozik.

Azt jelenti, hogy más dolgokra fordítja az idejét.

Mert egy vállalkozás fejlődése nem feltétlenül attól függ, hogy a tulajdonos mennyivel tud többet dolgozni.

Hanem attól is, hogy mennyire tudatosan alakítja ki maga körül a működést. És menyi feladatot képes delegálni más emberekre.